Schulungsverwaltung in einer Anwendung
UDM vereint Kursplanung, Teilnehmerverwaltung, Anwesenheitserfassung und Nachweisdokumentation auf einer gemeinsamen Plattform.
Was UDM abbildet
- Zentrale Schulungsplanung mit Kursvorlagen und Terminierung
- Qualifikationsübersicht pro Mitarbeiter mit Fristenverwaltung
- Frühzeitige Erinnerung bei ablaufenden Nachweisen
- Digitale Anwesenheitserfassung, auch mobil
- Benachrichtigungen bei Terminänderungen
- Berichte und Auswertungen für Aufsichtsbehörden
So planen und dokumentieren Sie eine Schulung
Schritt für Schritt, alles an einem Ort. So sieht der typische Ablauf aus, wenn er komplett in UDM läuft.
Kurs anlegen
Sie legen im Kurskatalog eine Vorlage an: Name, Regelwerk (z.B. ZAW 4.2), Module und Themen mit Stundenaufwänden. Die Gesamtdauer ergibt sich aus den Themen. Die Vorlage können Sie danach wieder verwenden.
Kurskatalog
Module & Blöcke
Trainingsmaterial
Schulung terminieren
Aus der Vorlage erzeugen Sie eine konkrete Schulung mit Datum, Schulungsleiter und Raum. Die Module und Blöcke werden dabei übernommen.
Schulung Dialog
Kalender
Ressourcen
Teilnehmer einladen & zuordnen
Sie ordnen Mitarbeiter zu, einzeln oder gruppenweise. Doppelte Anmeldungen verhindert das System. Die Teilnehmer bekommen eine Benachrichtigung mit den Terminen.
Teilnehmerverwaltung
E-Mail-Benachrichtigung
Mobile App
Schulung durchführen
Während der Schulung hat der Schulungsleiter die Tagesblöcke, Themen und Teilnehmerliste im Blick. Trainingsmaterialien sind direkt abrufbar, auch über die App.
Tagesübersicht
Materialien
Fortschrittsanzeige
Anwesenheit erfassen & quittieren
Nach jedem Block trägt der Schulungsleiter ein, wer da war. Das geht per Klick in der Anwesenheitsmatrix oder direkt auf dem Smartphone. Teilnehmer können sich auch selbst per QR-Code bestätigen.
Anwesenheitsmatrix
QR-Code
Mobile Erfassung
Prüfung abnehmen & bewerten
Am Ende steht die Prüfung. Das Ergebnis wird pro Teilnehmer festgehalten: bestanden, nicht bestanden oder Nachprüfung. Bei SCORM-Modulen werden Score und Bearbeitungszeit direkt aus dem E-Learning übernommen.
Prüfungsblock
Ergebnis pro Teilnehmer
SCORM-Integration
Erfolg dokumentieren & Nachweis erstellen
Sie schließen die Schulung ab und erzeugen die Teilnahmebescheinigung als PDF. Die Qualifikation im Mitarbeiterprofil wird gleich mit aktualisiert. Wenn die Aufsichtsbehörde den Nachweis anfordert, können Sie ihn direkt liefern.
PDF-Nachweis
Qualifikation aktualisiert
Änderungsprotokoll
Alles im System: Vom Kurs-Entwurf bis zum archivierten Nachweis, durchgängig in einer Anwendung.
Das Schulungs-Dashboard
Das frei konfigurierbare Dashboard zeigt Ihre gewünschten Kennzahlen auf einen Blick. Es können verschiedene Dashboards angelegt werden, jeweils mit eigenen Berechtigungen.
UDM — Universal Data Manag…
UDM * Schulungsverwaltung * ho…
UDM * ADMIN * holge
8
Aktive Schulungen
3 laufend · 5 geplant
94%
Bestehensquote
YTD 2026
12
Offene Pflichtschulungen
Fällig bis 30.06.
3
Überfällige Nachweise
ZAW 8.2 abgelaufen
Offene Pflichtschulungen nach Typ
Schulungen nach Typ (2026)
Nächste Termine
| ZAW 4.2 mit Personalbeförderung | 04.05. – 23.07. | 3 TN |
| ZAW 8.2 A Regelm. Fahrten | 15.04. – 19.04. | 1 TN |
| ZAW 4.2 ohne Personalbeförderung | 28.04. – 13.06. | 10 TN |
| BOKraft §4 Grundunterweisung | 05.05. – 07.05. | 8 TN |
Die Schulungsübersicht
Alle Schulungen mit Status und Fortschritt in einer Liste. Filterbar, sortierbar und bei Bedarf als Excel exportierbar.
UDM — Universal Data Manag…
UDM * Schulungsverwaltung * ho…
UDM * ADMIN * holge
Schulung im Detail
Termin, Leiter, Status und Module sind auf einer Seite zusammengefasst.
UDM — Universal Data Manag…
UDM * Schulungsverwaltung * ho…
UDM * ADMIN * holge
Schulungsdaten
Teilnehmer
Blöcke
Zuweisungen
Kurs-Durchführung: Teilnehmer und Ergebnisse
Die Durchführungsansicht einer Schulung zeigt Kursinhalte, Teilnehmer und Ergebnisse. Teilnehmerdaten werden aus dem Personalsystem übernommen, der Qualifikationsstatus aus dem MQM.
UDM * Schulungsmanagement * ho…
Kursdetails
Teilnehmer3
Termine8
Ergebnisse
Nachweise2
UDM Kursverwaltung
HR-SYSTEM Teilnehmerdaten
MQM Qualifikationsstatus
FACILITY Raumverwaltung
Daten aus verschiedenen Systemen: UDM führt Kursdaten, Teilnehmerinformationen aus dem HR-System, Qualifikationsstatus aus dem MQM und Rauminformationen in einer Ansicht zusammen. Alle Eingabemasken sind frei konfigurierbar. Die Anzeige ist auch auf mobilen Geräten optimal auf das Display abgestimmt.
Die Anwesenheitserfassung
Die Anwesenheitsmatrix zeigt den Status aller Teilnehmer pro Schulungsblock. Die Erfassung erfolgt per Klick, auch mobil auf dem Smartphone.
UDM — Universal Data Manag…
UDM * Schulungsverwaltung * ho…
UDM * ADMIN * holge
| Teilnehmer |
M1: Grundlagen |
M2: Fahrzeugkunde |
M3: Fahrsimulator |
| 10.03. | 11.03. | 12.03. | 13.03. |
16.03. | 17.03. | 18.03. |
23.03. | 24.03. | 25.03. |
| Müller, Thomas | | | | | | | | | | — |
| Schmidt, Petra | | | | | | | | | | — |
| Yilmaz, Ahmet | | | | | | | | | | — |
| Nowak, Maria | | | | | | | | | | — |
| Becker, Jan | | | | | | | | | | — |
| Hoffmann, Lisa | | | | | | | | | | — |
| Weber, Sandra | | | | | | | | | | — |
| Klein, Markus | | | | | | | | | | — |
Anwesend
Fehlend
Offen
— Nicht fällig
Der Schulungskalender
Der Kalender zeigt, welcher Ausbilder wann eingeplant ist und wo sich Termine überschneiden.
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| KW |
Baretzikster, Frida |
Fischer, Ellen |
Rossman, Henry |
|
Mo | Di | Mi | Do | Fr | Sa | So |
Mo | Di | Mi | Do | Fr | Sa | So |
Mo | Di | Mi | Do | Fr | Sa | So |
| 14 |
ZAW 4.2 mit Personalbef. | | |
ZAW 8.2 Jahresnachweis | ZAW 4.2 mit Personalbef. | | |
ZAW 4.2 mit Personalbef. | | |
| 15 |
ZAW 4.2 mit Personalbef. | | |
ZAW 4.2 mit Personalbef. | | |
ZAW 8.2 A Regelm. Fahrten | | |
| 16 |
ZAW 4.2 mit Personalbef. | | |
| | | | | | |
ZAW 4.2 mit Personalbef. | | | | |
| 17 |
ZAW 4.2 mit Personalbef. | | |
ZAW 4.2 Personalb. Prüfung | | | |
| | | | | | |
| 18 |
ZAW 8.5.1 Unterweisung | | | | |
ZAW 4.2 ohne Personalbef. | | |
BKrFQG Weiterbildung M3 | | |
| 19 |
| | | | | | |
ZAW 4.2 ohne Personalbef. | | |
Erste-Hilfe DGUV | | | | |
Auf einen Blick: Jeder Ausbilder hat seine eigene Spalte. Wenn sich zwei Schulungen überschneiden, sehen Sie das sofort.
Die Mobile App für Teilnehmer
Teilnehmer sehen ihre Termine, Unterlagen und Nachweise auf dem Smartphone. Funktioniert auch ohne Internetverbindung.
09:41UDM Mobile 87%
Meine Schulungen
2 aktive · 1 anstehend
ZAW 4.2 Grundausbildung
10.03. – 04.04.2026 · Richter, K.
Nächster Block: morgen 08:00, FaSim
BOKraft Unterweisung
22.04.2026 · Weber, S.
Geplant
Schnellzugriff
Meine Schulungen
Der Teilnehmer sieht seine aktiven und geplanten Schulungen mit Fortschritt. Bei neuen Terminen oder Änderungen bekommt er eine Push-Nachricht.
Anwesenheit bestätigen
Der Teilnehmer bestätigt seine Anwesenheit per Klick oder QR-Code. Die Daten werden sofort synchronisiert, auch bei schlechter Verbindung.
Trainingsmaterialien
Schulungsunterlagen, Handbücher und Präsentationen sind direkt in der App abrufbar und auch offline verfügbar.
Nachweise & Zertifikate
Nach Abschluss einer Schulung findet der Teilnehmer seinen PDF-Nachweis direkt in der App. Ablaufdaten und Erinnerungen inklusive.
Teilnahme und Dokumente
Im Mitarbeiterprofil sind alle absolvierten Schulungen, Qualifikationen und zugehörigen Nachweise zusammengefasst.
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Stammdaten
Qualifikationen5
Schulungshistorie12
Dokumente8
Fristen
| Qualifikation | Regelwerk | Erworben am | Gültig bis | Status | Nachweis |
| ZAW 4.2 Grundausbildung Fahrpersonal | ZAW / BO-Strab | 14.02.2026 | — | Gültig | PDF |
| ZAW 8.2 Jahresunterweisung 2026 | ZAW | 28.03.2026 | 31.03.2027 | Gültig | PDF |
| BOKraft Unterweisung | BOKraft | 15.11.2025 | 22.04.2026 | Läuft ab | PDF |
| Fahrsimulator GT8 | Intern | 22.11.2025 | 22.11.2026 | Gültig | PDF |
| BKrFQG Weiterbildung Modul 3 | BKrFQG | 15.01.2026 | 14.01.2031 | Gültig | PDF |
| Fahrerlaubnis Klasse D | §6 FeV | 08.05.2019 | 07.05.2029 | Gültig | PDF |
| Arbeitsmedizinische Untersuchung G25 | ArbMedVV | 12.01.2026 | 11.01.2029 | Gültig | PDF |
| Erste-Hilfe-Kurs | DGUV | 10.03.2024 | 10.03.2026 | Abgelaufen | PDF |
| Dokument | Typ | Schulung | Hochgeladen | Größe |
|---|
| Teilnahmebescheinigung_ZAW42_Mueller.pdf | Nachweis | ZAW 4.2 Grp. B | 14.02.2026 | 245 KB |
| Jahresunterweisung_2026_Mueller.pdf | Nachweis | ZAW 8.2 Q1 | 28.03.2026 | 198 KB |
| BOKraft_Unterweisung_2025_Mueller.pdf | Nachweis | BOKraft 11/2025 | 15.11.2025 | 312 KB |
| FaSim_Protokoll_GT8_Mueller.pdf | Protokoll | FaSim Nov 2025 | 22.11.2025 | 1.2 MB |
| BKrFQG_Weiterbildung_Mod3_Mueller.pdf | Nachweis | BKrFQG M3 | 15.01.2026 | 178 KB |
| Fuehrerschein_KlD_Mueller_Scan.pdf | Scan | — | 08.05.2019 | 890 KB |
| G25_Untersuchung_Mueller_2026.pdf | Attest | — | 12.01.2026 | 156 KB |
| Erste_Hilfe_Mueller_2024.pdf | Nachweis | EH 03/2024 | 10.03.2024 | 267 KB |
Nachvollziehbar: Jeder Nachweis ist mit der richtigen Schulung und dem richtigen Teilnehmer verknüpft. Änderungen werden protokolliert. Teilnahmebescheinigungen können als PDF erzeugt werden.
SCORM-Inhalte direkt in UDM abspielen
E-Learning-Module aus Articulate, iSpring oder Captivate laden Sie als SCORM-Paket hoch und ordnen sie einem Kursmodul zu. Der Teilnehmer bearbeitet das Modul direkt im Browser. Fortschritt, Testergebnis und Abschlussstatus werden erfasst und im Teilnehmerprofil gespeichert.
SCORM 1.2 und 2004 werden unterstützt. Sie laden das ZIP-Paket als Anhang zum Modul hoch. UDM entpackt das Paket, liest das Manifest und stellt den Inhalt im integrierten Player dar. Der Teilnehmer kann unterbrechen und später an derselben Stelle weitermachen.
Ergebnisse und Fortschritt
Testergebnis (Score), Bearbeitungszeit und Abschlussstatus werden pro Teilnehmer und Modul erfasst. Der Gesamtfortschritt einer Einschreibung berechnet sich aus den einzelnen Modulen. Wenn alle Pflichtmodule abgeschlossen sind, wird das Zertifikat erzeugt.
Sie können Präsenz- und Online-Module in einem Kurs mischen. Modul 1 als SCORM, Modul 2 als Präsenzschulung, Modul 3 als Fahrsimulator. Der Fortschritt läuft über alle Modultypen zusammen.
Neben SCORM können Sie auch bestehende LMS-Systeme (Moodle, iSpring) oder Ihr HR-System anbinden. Kursabschlüsse und Mitarbeiterdaten werden synchronisiert, ohne doppelte Pflege.
Anbindung an bestehende Lernplattformen (LMS)
Viele Unternehmen nutzen bereits eine Lernplattform für E-Learning-Inhalte. UDM ersetzt diese nicht, sondern bindet sie ein: Kursabschlüsse, Zertifikate und Lernfortschritte fließen automatisch in das Schulungsmanagement ein.
Kursabschlüsse und Testergebnisse aus dem LMS werden regelmäßig abgeholt und den Mitarbeitern in UDM zugeordnet. Nachweise und Zertifikate stehen sofort im Teilnehmerprofil bereit — ohne manuelle Eingabe.
Ob Präsenzschulung in UDM oder Online-Kurs im LMS: Alle Nachweise landen in derselben Qualifikationsakte. Fristenwarnungen und Auswertungen berücksichtigen beide Quellen.
M
Unterstützte Plattformen
Die Anbindung erfolgt über Standardschnittstellen (REST-API, xAPI/LRS). Systeme wie Moodle, iSpring Learn, Cornerstone oder ILIAS lassen sich einbinden. Auch proprietäre Plattformen sind möglich, sofern eine API vorhanden ist.
Die bestehende Lernplattform bleibt im Einsatz. UDM übernimmt die Gesamtsteuerung: Fristen, Pflichtschulungen und Nachweispflichten über alle Kanäle hinweg. So entsteht ein vollständiges Bild, ohne bestehende Abläufe zu ändern.
Hinweis: Die LMS-Anbindung wird im Rahmen der Einführung gemeinsam konfiguriert. Art und Umfang der Synchronisation hängen von der jeweiligen Plattform und den gewünschten Datenfeldern ab.
Was bei jedem Szenario enthalten ist
Die folgenden Funktionen sind Bestandteil jeder UDM-Installation und gelten für alle Anwendungen.
Sie können an jeden Datensatz Dateien anhängen: PDFs, Fotos, Scans, Excel. Jedes Dokument wird mit dem richtigen Kontext verknüpft, also mit der Schulung, dem Mitarbeiter oder dem Vertrag.
Revisionssicheres Änderungsprotokoll
Jede Änderung wird automatisch protokolliert: Wer hat wann was geändert, mit Vorher- und Nachher-Wert. Der Änderungsprotokoll steht für Prüfungen und Zertifizierungen zur Verfügung.
DSGVO-konforme Datenhaltung
Personenbezogene Daten werden nach konfigurierbaren Fristen automatisch gelöscht oder anonymisiert. Löschprotokolle und Auskunftsfähigkeit sind von Anfang an eingebaut.
Freigaben und Nachweise können Sie digital unterschreiben, direkt im System oder auf dem Smartphone. Die Unterschrift wird dem Vorgang zugeordnet und ist im Protokoll nachvollziehbar.
Teilnahmebescheinigungen, Qualifikationsnachweise und Prüfprotokolle erzeugen Sie aus konfigurierbaren Vorlagen. Mit Logo, Platzhaltern und Unterschriftsfeld. Das fertige PDF können Sie direkt per Mail verschicken.
Rollen & Berechtigungen bis Feldebene
Sie legen fest, wer was sehen, ändern oder löschen darf. Das geht pro Rolle und pro Datenbereich, bis auf einzelne Felder. Teamleiter sehen zum Beispiel nur ihre Abteilung, Disponenten haben Lesezugriff.
Enthalten: Dokumentenmanagement, Änderungsprotokoll, DSGVO-Löschmechanismen, digitale Unterschriften, PDF-Berichte und Rollensystem. Sie konfigurieren, wie Sie diese Funktionen einsetzen.
Sofort einsatzbereit, jederzeit erweiterbar
Das Schulungsmanagement wird vorkonfiguriert ausgeliefert. Alle Ansichten, Dialoge und Abläufe können individuell angepasst und erweitert werden.
Schneller Produktivstart
Kursvorlagen, Statuswerte, Formulare und Berichte sind vorkonfiguriert. Bestehende Schulungsdaten übernehmen wir per Import — so starten Sie mit vollständiger Historie.
Frei erweiterbar
Sie können eigene Felder, neue Ansichten und zusätzliche Auswertungen selbst hinzufügen. Wenn sich Ihre Anforderungen ändern, passen Sie die Konfiguration entsprechend an.
Ihre Daten, Ihre Regeln
Alle Daten liegen in Ihrer eigenen Datenbank. Was Sie konfigurieren, gehört Ihnen. Die Konfiguration ist transparent und kann jederzeit angepasst werden.
Beispiel: Eigene Felder
Sie brauchen ein Feld „Fahrzeugtyp-Berechtigung“ pro Schulung? Feld anlegen, im Formular platzieren, fertig. Anpassungen erfolgen per Konfiguration.
Beispiel: Eigene Auswertungen
Sie möchten eine Statistik „Schulungskosten pro Abteilung“? Neues Dashboard-Element anlegen, Datenquelle wählen, Diagrammtyp festlegen. Alles per Konfiguration.
Beispiel: Weitere Datenquellen
Ihr HR-System führt Mitarbeiterdaten? UDM kann direkt darauf zugreifen, auch auf mehrere Datenbanken gleichzeitig.
Beispiel: Eigene Abläufe
Sie möchten, dass bei Statuswechsel auf „Abgeschlossen“ ein PDF erzeugt und per Mail verschickt wird? Regel anlegen, Vorlage wählen, per Konfiguration einrichten.
Was UDM im Schulungsmanagement abdeckt
| Bereich | Leistungsumfang in UDM |
|---|
| Schulungsplanung | Kursvorlagen mit Modulen, Themen und Stundenaufwänden. Terminierung mit Kalenderübersicht. |
| Anwesenheitserfassung | Digitale Erfassung per Matrix, mobil oder per QR-Code. Echtzeit-Synchronisation. |
| Fristenmanagement | Konfigurierbare Erinnerungen bei ablaufenden Qualifikationen und Nachweisen. |
| Qualifikationsnachweise | PDF-Generierung aus konfigurierbaren Vorlagen. Verknüpfung mit Schulung und Teilnehmer. |
| Berichtswesen | Frei konfigurierbare Dashboards mit KPIs, Diagrammen und Export-Funktion. |
| Mehrbenutzerzugriff | Rollenbezogene Berechtigungen bis auf Feldebene. Änderungsprotokoll. |
| Mobile Nutzung | Native App mit Offline-Modus für Teilnehmer und Schulungsleiter. |
| Kursverwaltung | Modularer Kurskatalog mit wiederverwendbaren Vorlagen und Themengruppen. |
| Teilnehmer-Zugang | Mobile App mit Terminen, Schulungsunterlagen und Nachweisen. |
| Dokumente | Kontextbezogene Dokumentenablage mit Versionierung und PDF-Generierung. |
| E-Learning / SCORM | Integrierter SCORM-Player mit Score- und Fortschrittserfassung pro Teilnehmer. |
| LMS-Integration | Anbindung bestehender Lernplattformen (Moodle, iSpring, ILIAS u.a.). Kursabschlüsse werden synchronisiert. |
| Einführungszeit | Vorkonfiguriert ausgeliefert. Produktivstart in 2 bis 4 Wochen möglich. |
Eine Plattform, viele Anwendungsfälle
In einem typischen Verkehrsunternehmen werden operative Daten an vielen Stellen gepflegt: in Personalakten, Excel-Listen, auf Netzlaufwerken und in spezialisierten Fachsystemen. UDM führt diese Informationen auf einer gemeinsamen Plattform zusammen. Bestehende Systeme werden angebunden. Kleinere oder veraltete Nischenlösungen kann UDM bei Bedarf auch vollständig ablösen.
Personal und Qualifikation
Schulungsmanagement, arbeitsmedizinische Vorsorge, betriebliche Unterweisungen
Fahrzeuge und Technik
Fahrzeugstammdaten, Wartungsfristen, Ladeinfrastruktur für E-Busse
Betrieb und Leistung
Beschwerdemanagement, Unfallmeldungen, Aufgabenträger-Reporting
Compliance und Nachweise
Vertragsmanagement, Dokumentenablage, Gefährdungsbeurteilungen
UDM wächst mit Ihren Anforderungen. Neue Bereiche konfigurieren Sie selbst oder gemeinsam mit uns.
Hinweis zu Datenquellen: Bestimmte Auswertungen und Kennzahlen setzen voraus, dass die zugrundeliegenden Daten in UDM vorliegen. Dies kann durch direkte Erfassung in UDM, durch Anbindung an bestehende Systeme (z.B. Leitstelle, ERP, ITCS) oder durch regelmäßigen Datenimport erfolgen. Die passenden Anbindungen stimmen wir mit Ihnen ab.
Hinweis zu den Ansichten: Alle gezeigten Ansichten stammen aus einer Test-Instanz mit anonymisierten Echt- sowie angereicherten Beispieldaten. Darstellung, Felder und Auswertungen können individuell angepasst und erweitert werden.